Je hebt de opdracht binnengehaald. De calculatie is gemaakt. De monteurs staan op de bouw. En toch, als je aan het einde van het project de gevulde urenstaat bekijkt, klopt het niet. Er zijn meer uren verbruikt dan begroot. Soms wel twintig tot vijftig procent meer.

Waar zijn die uren naartoe gegaan?

Dat is de vraag die ik bij installatiebedrijven keer op keer tegenkom.

De fout die vaak wordt maakt

De meeste calculaties gaan uit van monteursuren. Dat klinkt logisch, maar het is meteen ook de eerste valkuil. Want die monteursuren worden gecalculeerd alsof ze voor honderd procent productief zijn. En dat zijn ze eigenlijk nooit.

Denk aan de leidinggevende monteur die de nodige tijd nodig heeft om zijn collega’s aan te sturen. Aan de tijd die verloren gaat als een leverancier materiaal op de bouw brengt en iemand mee moet lopen naar de container. En wat te denken van reisuren die onder werktijd worden gemaakt i.p.v. buiten werktijd. Of een monteur die zijn dag niet kan vol maken op een locatie, maar toch blijft om de dag vol te maken. Allemaal uren die niet zijn begroot, maar wel worden gemaakt.

Voor je het weet zijn aan het einde van het project zomaar anderhalf keer zoveel uren gemaakt als verwacht. En dan begint het zoeken naar de oorzaak.

Natuurlijk kan er gebruik gemaakt worden van calculatienormen zoals die van “Ende” of “Techniek Nederland” waarin dergelijke “verliesuren” zijn verwerkt (afhankelijk van de keuze die je daarin maakt), maar er zijn maar weinig MKB-bedrijven die hier gebruik van maken, of ze worden door correctiefactoren weer teniet gedaan.

Hoe krijg je dan grip op je project?

Grip op je project begint al vóórdat de uitvoering start! Dus niet bij achteraf evalueren, maar door vooraf nadenken. Een uitgebreide startwerkvergadering met de leidinggevende monteur of uitvoerend team, klinkt misschien als verloren tijd. Maar de ervaring leert dat je die tijd dubbel en dwars terugverdient.

In zo’n overleg bespreek je o.a. de materialen, merken en montagemethoden, wat de planning is, hoeveel uren beschikbaar zijn en de vertaling van die uren naar aantallen monteurs. Verder de verwachtingen rondom reistijd, pauzes en werkdagen. Niet als formaliteit, maar als fundament. Want als iedereen weet waar hij aan toe is, werkt iedereen ook bewuster binnen de beschikbare ruimte.

Transparantie werkt

Ik merk dat bedrijven soms terughoudend zijn om de beschikbare uren te delen met de monteurs op de bouw. De gedachte: als ze weten dat er duizend uur beschikbaar zijn, pakken ze ook duizend uur. Uit ervaring weet ik dat dit niet gebeurt. Het omgekeerde is eerder waar. Bewustwording zorgt voor verantwoordelijkheidsgevoel.

Direct bij de start van het project zijn alle uren al overzichtelijk in een planning verwerkt. En als je wekelijks een kort planningsoverleg houdt; hoeveel uren zijn er al verbruikt, hoeveel staan er nog, wat zijn de consequenties als er plotseling extra mensen nodig zijn (dan moeten deze uren ergens anders in de planning weer worden goedgemaakt), dan creëer je iets wat veel waardevoller is dan een gevulde urenstaat. Je creëert grip op je project. En monteurs die begrijpen waarom dat ertoe doet.

Wat het je oplevert

Werken met een goede planning op basis van mankracht en beschikbare uren geeft je meer dan alleen inzicht. Het zorgt er ook voor dat meerwerk sneller wordt gesignaleerd. Monteurs snappen dan dat extra werk consequenties heeft voor de planning en het financieel resultaat, en brengen dat eerder naar voren. Dat betekent minder verrassingen aan het einde van het project en meer kans dat er onderaan de streep ook daadwerkelijk iets overblijft.

Grip op je project is geen kwestie van harder werken. Het is een kwestie van slimmer organiseren. Vóór de uitvoering, én tijdens! Als coach bij installatiebedrijven help ik teams om dit in de praktijk te brengen. Niet met een standaardaanpak, maar door samen te kijken waar de uren weglekken, hoe de planning concreet wordt ingericht en hoe je mensen meekrijgt in dat proces. Het resultaat: meer grip, minder verrassingen en een streep onder het project waar ook echt iets onder staat.

Wil je daar hands-on werk van maken? Dan drinken we koffie.