Eén van de grootste tijdvreters die ik bij ondernemers zie, heeft niets te maken met personeelstekort, werkdruk of een overvolle agenda. Het begint met een veel eenvoudigere vraag: wat wil je eigenlijk bereiken met wat je gaat zeggen of doen? Wat is het doel en wat is de gewenste uitkomst?

We zijn de hele dag bezig. We voeren gesprekken, beantwoorden mails, overleggen, bellen medewerkers en nemen beslissingen. Maar hoe vaak stellen we ons vooraf de vraag: Wat wil ik hier eigenlijk mee bereiken?

Opvallend weinig.

We beginnen aan een overleg omdat het in de agenda staat. We reageren op een e-mail omdat we ons ergeren. We bellen een medewerker omdat iets niet goed is gegaan. En soms praten we een half uur met elkaar zonder dat iemand vooraf heeft bepaald wat er na dat gesprek anders moet zijn.

Eerst denken, dan doen

Voordat je iets zegt of doet, stel jezelf één simpele vraag: wat is het doel?

Wil ik iemand informeren? Wil ik iemand overtuigen? Wil ik duidelijkheid creëren? Wil ik een beslissing nemen? Wil ik een probleem oplossen? Of wil ik misschien alleen mijn frustratie kwijt? Dat laatste mag natuurlijk ook, maar wees je er dan wel van bewust dat je waarschijnlijk geen probleem oplost.

Voordat je begint, stel jezelf drie vragen:

1. Wat wil ik bereiken? 
2. Wat moet er na afloop anders of duidelijker zijn? 
3. Wat moet de ander daarna weten, besluiten of doen?

Voorbeelden uit de installatiebranche

Neem een installatiebedrijf waar iets misgaat in een project. De werkvoorbereider ontdekt de fout en grijpt meteen naar de telefoon. Hij belt de monteur en zegt: “Je hebt een fout gemaakt.” De monteur denkt vanaf dat moment maar aan één ding: ik heb een fout gemaakt. Hij voelt zich aangevallen en raakt gefrustreerd. En het eigenlijke probleem? Dat is nog steeds niet opgelost.

Het voelt logisch om direct te bellen zodra je een fout ontdekt. Maar wat bereik je daar werkelijk mee? Niet een oplossing, maar vooral weerstand. Je monteur gaat er niet harder of beter door werken. Negativiteit helpt hem niet verder. Stel jezelf vooraf de vraag: wat wil ik met dit telefoontje bereiken? Het antwoord is meestal: dat deze fout niet nog een keer wordt gemaakt.

Dan had de werkvoorbereider eerst kunnen uitzoeken hoe de fout is ontstaan. En vervolgens, samen met de monteur, kunnen bespreken hoe ze dit de volgende keer voorkomen. Zo stuur je vanuit hetzelfde doel: een bedrijf met minder fouten, meer werkplezier en meer resultaat. En niet vanuit frustratie, maar vanuit een helder doel voor ogen.

Hetzelfde gebeurt in vergaderingen. Er staat een onderwerp op de agenda: “Planning”. Vervolgens praat iedereen twintig minuten over de planning. Maar wat moest er aan het einde van die twintig minuten eigenlijk bereikt zijn? Moest er informatie worden gedeeld? Moest er een knelpunt worden opgelost? Moest er een besluit worden genomen? Of moesten er concrete acties worden verdeeld?

Als je dat vooraf niet bepaalt, is de kans groot dat je na twintig minuten veel hebt besproken, maar weinig hebt bereikt.

Resultaat ontstaat niet vanzelf

Je kunt de hele dag gesprekken voeren, problemen bespreken en vergaderen en aan het einde van de dag toch weinig hebben bereikt. Niet omdat je niets hebt gedaan, maar omdat vooraf onvoldoende duidelijk was wat het resultaat van al die activiteiten moest zijn.

Druk zijn is iets anders dan resultaat boeken.

Wanneer je vooraf bepaalt wat je wilt bereiken, gebeurt er iets bijzonders. Je merkt dat sommige gesprekken helemaal niet nodig zijn. Dat bepaalde e-mails nooit verstuurd hoeven te worden. Dat discussies kunnen worden vervangen door één duidelijke afspraak. En dat veel problemen kleiner zijn dan je in eerste instantie dacht.

Minder woorden, meer effect

Ik merk vaak dat de meest effectieve ondernemers niet per se de meeste gesprekken voeren. Ze voeren de juiste gesprekken. Ze kiezen bewust hun woorden. Ze stellen vragen in plaats van direct oplossingen te geven. Ze reageren niet vanuit emotie, maar vanuit het gewenste resultaat. Daardoor bereiken ze vaak meer, met minder energie.

Een eenvoudige gewoonte

Probeer het eens een week lang. Voordat je een gesprek begint, een e-mail verstuurt of ergens op reageert, stel jezelf één vraag: “Wat wil ik bereiken?”

Als je daar geen helder antwoord op hebt, is de kans groot dat je het gesprek nog niet hoeft te voeren. En als je het antwoord wél hebt, zul je merken dat je communicatie veel krachtiger wordt en dat je minder tijd kwijt bent aan misverstanden, discussies en herstelwerk.

Soms is de grootste productiviteitswinst niet harder werken, maar bewuster handelen.

Een vraag om over na te denken

Wat wil jij eigenlijk bereiken met het volgende gesprek dat je voert?

Of kijk eens naar het eerstvolgende overleg in je agenda. Niet alleen naar waar het over gaat, maar vooral naar de vraag: Wat moet er na dat overleg bereikt zijn? Kun je daar geen duidelijk antwoord op geven? Dan is dat misschien wel het eerste wat je moet bespreken.

Even sparren?

Herken je dit in jouw bedrijf, of bij jezelf? Dan is dat een mooi startpunt voor een gesprek. Niet omdat het nu misgaat, maar om te voorkomen dat het je straks tijd, energie en vertrouwen kost.

Laten we eens koffie drinken.